Introdução
Na gestão de uma pequena empresa, a contabilidade desempenha um papel muito importante. Uma empresa pode efectuar vendas, ter muitos clientes, ter uma grande receita, mas se a parte financeira, contabilista não for bem organizada a empresa pode enfrentar problemas graves.
Esses problemas vão desde a falta de dinheiro para cumprir as suas obrigações com os fornecedores, bancos (se tiver empréstimos), registando atrasos nos pagamentos, até ao mais grave que seria uma situação de falência, em que a empresa deixa de ter capacidade financeira para cumprir com essas obrigações devido ao mau uso dos fundos disponíveis.
Conceito de Contabilidade
A contabilidade é um sistema de informação cuja função principal consiste em assegurar a colecta e o tratamento de informação de base, com objectivo de fornecer informações agregadas e fiel do funcionário da empresa.
A contabilidade fornece informação sob a forma quantidade, permitindo ao empreendedor:
· Analisar os resultados (lucros ou prejuízos) de um determinado período.
· Obter informações necessárias para o planeamento e tomada de decisões.
· Dispor de várias alternativas de escolha e prever as respectivas consequências.
Registo Básicos
Todas as transições ocorridas na empresa têm que ser registadas em livros específicos, tais como:
Livros de Caixa – o qual são registadas todas as operações de entrada e saída de dinheiro, de forma cronológica.
Livro de Vendas – no qual são registadas todas as vendas efectuadas pela empresa tanto em dinheiro (pronto pagamento) como a crédito.
Registos de Compras – nele são registados todas as compras efectuadas pela empresa, independentemente do pagamento ter sido em dinheiro ou a crédito.
Livro de Inventários – no qual regista-se todos os produtos comprados, tanto os que estão colocados a venda como os que estão em armazém.
Livro Razão – agrupa os registos contabilísticos de uma empresa que usa o método de partículas dobradas.
Devido à sua organização em contas, Livro Razão permite que se observe o impacto de todas as transições que as movimentam a cada momento. No Razão são indicadas todas e cada uma das operações da entidade, na medida e na ordem em que ocorrem, assim como as alterações qualitativas e quantitativas por elas produzidas nos recursos aplicados e nas origens destes recursos.
Livro-diário – onde se registam as operações da empresa no seu dia-a-dia, originando assim o seu nome.
No livro-diário, deverão ser lançadas os actos ou operações da actividade mercantil, bem como os que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da empresa.
Toda a empresa, independentemente do seu tamanho, tem que efectuar registos, estes irão ajudar o empreendedor a controlar melhor a empresa, sabendo a todo o momento o que se passa nela. Por exemplo:
· Quanto dinheiro em caixa em determinado momento.
· Quanto dinheiro a empresa obteve no dia com a venda de produtos.
O registo de informação sobre dinheiro, pessoas, materiais e equipamentos vai ajudar o empreendedor na tomada de decisão.
Registo de caixa – contém os movimentos diários de entrada e saída de dinheiro na caixa ou cofre da empresa.
Permite:
· Saber quanto dinheiro entrou e saiu num dado momento.
· A origem e o destino do dinheiro.
·
Exemplo de livro de registo de caixa
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Data
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Descrição
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Ref.
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Entrada
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Saída
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Saldo
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01 Fevereiro
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Dinheiro que havia (saldo em 31 de Janeiro)
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–
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–
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–
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1000.00
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02 Fevereiro
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Venda de 5 camisetas ao preço de 100 Mt
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VD 12/2/11
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500.00
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–
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1500.00
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03 Fevereiro
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Compra de 10 metros de tecidos (matéria-prima) no valor de 20 Mt
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10/CM/11
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–
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200.00
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1300.00
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10 Fevereiro
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Balanço
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–
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500.00
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200.00
|
1300.00
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O livro de caixa contém os seguintes itens:
· Data – indica a data em que a transição se realizou.
· Descrição – indica o descritivo da operação efectuada.
· Ref. – indica o documento de referência (factura/recibo).
· Saída – indica o valor que saiu da caixa.
· Saldo – representa o valor ou dinheiro existente na caixa.
· Balanço – é a diferença entre o total de entradas e o total de saídas ocorridas no período, no exemplo é no dia 10 de Fevereiro.
Exemplo de registos simples de custos
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Data
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M. Prima
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Renda
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Transporte
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Telefone
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Salários
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28 Abril
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500.00
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20.00
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50.00
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29 Abril
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200.00
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50.00
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50.00
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29 Abril
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800.00
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30.00
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2000.00
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30 Abril
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700.00
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800.00
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100.00
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100.00
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2000.00
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Registos de Stocks (ficha cardex)
Na ficha cardex, registam-se as entradas e as saídas e produtos do armazém. Com base nesta, podemos identificar os maiores fornecedores e clientes, os artigos que tem maior rotação ou movimento e permite identificar o momento de fazer a reposição do produto, através do uso de sistema de stock mínimo.
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Nome do artigo: camisetas
Preço de venda: 100Mt
10 Unidades
Custo de compra: 60 MT
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Data
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Descrição
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Ref.
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Entrada
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Saída
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Existência
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01 Janeiro
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Compra no João Lda
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VD 02
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40
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–
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40
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01 Janeiro
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Compra na Martins SA
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VD 04
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20
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–
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60
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02 Janeiro
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Venda a Matola Lda
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Fact 01/M/11
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15
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45
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03 Janeiro
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Venda a Jossias Lda
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Fact 01/J/11
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35
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10
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Neste tipo de registo, para cada artigo há uma ficha. Os movimentos de entrada, saída e existências são similares ao registo de caixa e o registo de movimentos é efectuado na mesma forma.
Neste caso, o stock mínimo definido é de 10 unidades, o que significa que em armazém, a empresa não pode, para este artigo, ter uma quantidade inferior a 10 e quanto se atinge esse número, tem que efectuar compras do mesmo. É o chamado ponto de encomenda.
Custo e preços
Custos
Anteriormente, a contabilidade analítica ou de custos era considerada uma técnica para verificação e apuramento de custos de produtos ou serviços baseada em dados históricos.
Actualmente pode ser definido como o gasto relativo ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens e serviços:
· Valorização: custos de stocks, produtos, preços e lucros.
· Planeamento: planeamento, programação e controlo de produção, política comercial e análise de resultados.
· Controlo: eficiência, consumo de materiais, processos de mão-de-obra.
Tipos de Custo
Os custos podem ser directos ou indirectos.
São custos directos aqueles que podem ser atribuídos (ou identificados) directamente a um produto, linha de produto, centro de custo ou departamento.
Na maioria das vezes, os custos, os custos directos sãos facilmente identificados e sua afectação ao produto não apresenta dificuldades.
Custos directos – ex: matérias-primas utilizadas num produto, amortização de máquinas usadas na produção, os salários dos operários etc.
Os custos directos classificam-se em três categorias:
1. Custos directos dos materiais
São os custos dos materiais que incorporam fisicamente um certo produto, com possibilidade imputação directa.
Exemplo:
· Quantidade consumida = 6 kg
· Valor unitário do material (em dinheiro) = 50 Mt / kg
· Custos directos do material = 6 Kg x 50 Mt /Kg = 300 Mt
2. Custos directos de mão-de-obra
Incluem todos os custos reactivos ao trabalho prestado, exclusivamente para o fabrico de denominado produto.
Exemplo:
· Tempo de aplicação = 4 horas
· Valor da unidade de tempo (em dinheiro) = 100 Mt/ h
· Custo do salário = 4 h x 100 Mt/h = 400 Mt
Custos especiais diversos
Incluem os custos suportados directos e unicamente pelo fabrico de certo produto e que não estão já incluídos nos custos directos de material e mão-de-obra.
São custos indirectos os referentes a todos os recursos consumidos pela empresa que não estão directamente relacionados com o produto, no entanto são realizados para possibilitar a sua produção.
Ocorrem em todas as fases do processo produtivo e a sua atribuição ao produto exige habilidade e conhecimento das pessoas que trabalham na área de custos da empresa.
Como exemplo de custo indirecto, tem-se o custo dos salários dos responsáveis fabris e amortização do edifício onde funciona a fábrica.
Cálculo do custo de um produto ou serviço
A ocorrência de custo directos e indirectos esta presente em todos os processos produtivos, mas a participação nos custos totais e os seu conteúdo variam, principalmente, em função de: tipo de produto, tecnologia empregue e estrutura da empresa.
No cálculo do custo deve-se somar tonto os custos dos produtos entregues aos clientes no período, ou seja, custos de produtos acabados que saíram do armazém. Representa a parcela de custos confrontada com receita, visando apurar o resultado.
Os passos para calcular os custos de um produto são:
1.º Passo:separação dos custos directos dos indirectos
2.º Passo:cálculo do custo da matéria-prima
3.º Passo:cálculo do custo da mão-de-obra
4º. Passo:distribuição dos custos indirectos
5.º Passo:cálculo do custo total
Preços
Estabelecer o preço de venta é uma decisão muito importante que as empresas devem tomar, já que o preço pode representar o sucesso, a rentabilidade e a competitividade ou não das empresas e consequentemente a garantia da sua sobrevivência ou não no mercado.
O preço é a quantidade de dinheiro que o consumidor deve pagar para adquirir o produto ou serviço.
Para o cálculo do preço, a empresa tem que tomar como base não apenas os custos de produção, mas também tem de ter em atenção a concorrência, os consumidores e os fornecedores.
Lere (1979, p.58 apud Santos 1995, p. 191) sugere um conjunto de regras necessárias para o estabelecimento do preço com base nos custos, e segundo este quem fixa o preço deve:
1. Determinar o custo dos produtos.
2. Determinar o percentual (percentagem) de margem a ser usado.
3. Multiplicar o percentual de margem pelo custo do produto para obter a margem em unidade monetária.
4. Somar a margem monetária ao custo do produto para determinar o preço.
O preço deve ser capaz de:
· Cobrir os custos directos.
· Cobrir os custos indirectos.
· Deixar uma margem de lucro.
Além disso, o empreendedor devera prestar atenção ao preço dos concorrentes e ao preço que os clientes estão dispostos a pagar pelo produto.
Transacções a pronto e a crédito
A transacção a pronto ocorre quando o pagamento é efectuado no momento em que se recebe os bens ou serviços.
A transacção a crédito ocorre quando quem recebe os bens ou serviços promete efectuar pagamento mais tarde.
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Tipos de transacção
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Operação
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Vantagens
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Desvantagens
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Transacção a pronto
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Venda
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Obtenção imediata de dinheiro o caixa.
Não requerer muita formalidade.
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Preço relativamente baixo
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Compra
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Tem que ter dinheiro disponível para imediatamente.
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Transacção a crédito
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Venda
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– Os preços podem ser altos.
– Aumento do volume de vendas.
– Aumento de volume de vendas.
– Atrai mais clientes devido a facilidade oferecida
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– Possibilidade de crédito mal parado (falta de pagamento) ou demora de pagamento de alguns clientes.
– Despender tempo para cobrança das dívidas dos clientes.
– Risco de desvalorização da moeda entre o período em que o crédito é concedido e o do seu pagamento.
– Possibilidade de perca do valor em divida por falência do cliente do cliente devedor.
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Compra
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– Possibilidade de pagar a mercadoria mais tarde e fazer uso de dinheiro disponível para outros fins.
– Possibilidade de maior rotação do dinheiro dependendo do prazo de pagamento obtido, o empreendedor pode vender a mercadoria, obter lucros e reinvestir.
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Orçamentação
Um orçamento é um plano detalhado que mostra como o empreendedor pretende usar dinheiro e outros recursos durante determinado período de tempo.
Os orçamentos fornecem direcções e instruções para a execução de planos, efectuando o acompanhamento, levando o controlo e permitindo a comparação entre o efectivamente realizado e o planeado.
O empreendedor deve orçamentar as vendas, os materiais e a mão-de-obra directos, as despesas gerais de produção.
Por exemplo de um orçamento – padaria
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Descrição
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Valores totais em MT
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Materiais (cimento, chapas de zinco, etc.)
Mão-de-obra
Forno
Balança
Fermento
Tabuleiro para assar o pão
Prateleira para colocar o pão
Despesas de distribuição
Total
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12 000,00
3 000,00
5 000,00
500,00
150,00
1500,00
2 500,00
1 000,00
25 650,00
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Cálculo de lucro ou prejuízo
O lucro é a recompensa que a empresa obtém como resultado dos investimentos que realizou. O objectivo das empresas é maximizar o lucro. Contabilisticamente, o lucro é calculado subtraindo os custos efectivamente contabilizados à receita dos produtos vendidos – é chamado lucro económico.
O gestor de uma empresa pode efectuar o cálculo para saber se esta a ter lucro ou prejuízo, no final de uma semana, mês, trimestre, de um ano ou mais, dependendo das suas necessidades. Para o efeito, ele deve, para o período em análise, compilar a seguinte informação:
· Valor total das vendas
· Valor total dos custos directos de materiais
· Valor total dos custos directos de mão-de-obra
· Valor dos custos totais indirectos sem incluir impostos
· Valor dos impostos
Exemplo:
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Descrição
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Empresa X
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Empresa Y
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Vendas mensais
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10 000,00
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14 000,00
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Menos:
Custos directos de materiais
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8 000,00
|
8 800.00
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Menos:
Custos directos de mão-de-obra
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700,00
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900,00
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Lucro Bruto
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1 300,00
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4 300, 00
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Menos:
Custos indirectos
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2 000, 00
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1 900,00
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Lucro antes de impostos
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(700,00)
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2 400, 00
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Menos:
Imposto
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300,00
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450,00
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Lucro Liquido
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(1 000,00)
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1 950,00
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Ao analisar o quadro podemos concluir que a empresa X teve um prejuízo de 700,00MT, (os pertentasses simbolizam números negativos), enquanto a empresa Y teve lucro.
Esta análise foi feita apenas em relação a um mês, o que significa que até ao final o ano de ambas as empresas pode mudar.
A contabilidade é a ciência que estuda e controla o património duma empresa, com o objectivo representa-lo sob a forma de números, de modo a servir como instrumento básico para a tomada de decisões de todos os sectores da empresa. É um sistema de informação muito importante.
Conclusão
A contabilidade é um sistema de informação cuja função principal consiste em assegurar a recolha e tratamento da empresa.
Os registos contabilísticos são importantes porque permite que o empreendedor controlo permanentemente a situação da sua empresa, sendo uma base para a tomada de decisões. Os registos básicos sãos os de caixa, de custos e de stocks.
Os custos têm três funções básicas: planeamento, valorização e controlo. E podem ser directos ou indirectos.
Custos directos são aqueles que estão directamente envolvidos no produto ou serviços, linha ou produto, centro de custo ou departamento. Custos indirectos são os referentes a todos os recursos consumidos pela empresa que não estão directamente relacionados com o produto, no entanto são realizados para possibilitar a sua produção.
Para o cálculo de custo de um produto somam-se os custos directos e indirectos.
No cálculo do preço, a empresa tem que tomar como base não apenas os custos de produção, mas também tem que ter em atenção a concorrência, aos consumidores e os fornecedores.
No decorrer das suas operações, uma empresa pode realizar transições a crédito ou a pronto pagamento.
Um orçamento é um plano detalhado que mostra como o empreendedor pretende usar o dinheiro e outros recursos durante determinado período de tempo.
O objectivo das empresas é maximizar o lucro. Contabilisticamente, o lucro é calculado subtraindo os custos efectivamente contabilizados à receita dos produtos vendidos – é chamado lucro económico.